Nadat je bij een klant bent geweest, moet de afspraak in Mijn Hups worden afgerond. Hiermee bevestig je dat het bezoek heeft plaatsgevonden en kun je nog eventuele aanpassingen doen, bijvoorbeeld wanneer je korter of langer bent geweest dan er was ingepland.
Klik op de afspraak met de status 'Wacht op afronding' en controleer het aantal uur dat je geweest bent.
Wanneer je onkosten hebt gemaakt gedurende een afspraak (bijvoorbeeld aan klusmateriaal), kan je de gemaakte onkosten toevoegen aan de afspraak. Dit doe je door een vink te zetten bij 'Onkosten gemaakt'. Er klappen dan twee velden uit, namelijk 'Onkosten omschrijving' en 'Onkosten bedrag'.
Heb je meerdere kostenposten (bijvoorbeeld boodschappen en benzine) dan zet je beide in de omschrijving en tel je de bedragen bij elkaar op.
Je kan geen onkosten declareren zonder bon. De bon dien je via de chat te versturen.
Nadat je alle gegevens goed hebt gecontroleerd, klik je op de knop ‘Afspraak afronden'.
De status van het bezoek verandert naar: ‘Afgerond maar nog niet gefactureerd’. Wanneer de afspraak op deze status staat, kan je de afspraak niet meer wijzigen. Mocht er onverhoopt toch nog iets niet goed staan, kan je dit aangeven bij jouw contactpersoon / het hoofdkantoor van Hups om de wijziging alsnog door te voeren.
Nadat de factuur verzonden is, wijzigt de status van het bezoek naar ‘Afgerond’. Dit gebeurt in de eerste week van de nieuwe maand. Er kunnen dan geen aanpassingen meer worden gedaan. Het is daarom verstandig om aan het eind van de maand nog even het overzicht van jouw afspraken na te lopen op eventuele fouten.
Om fouten te voorkomen op de factuur, is het erg belangrijk dat je goed gecontroleerd of jouw afspraak klopt wanneer je een bezoek afrond in de online agenda.
Dagboekbericht
Bij sommige klanten is er bij het afronden van de afspraak een dagboekbericht vereist. Hierin omschrijf je kort hoe de afspraak is verlopen.
De (contactpersoon van de) klant kan de dagboekberichten teruglezen in het account. De richtlijn voor het invullen van het dagboekbericht is 24 uur na afloop van de afspraak. Mocht je het dagboekbericht niet binnen 24 uur na afloop van de afspraak hebben ingevuld, krijg je hiervan automatisch (per mail) een herinnering.
Via de desktop
Ga in Mijn Hups naar ‘Jouw koppelingen’ boven in het scherm.
Klik op de koppeling met de klant waar je bent geweest en klik op afspraak met de status ‘Wacht op afronding’.
Vul het dagboekbericht in en selecteer bij ‘Nee’ bij ‘Actie/ kennisname Hups vereist’. Mocht er toch iets zijn waarvan jouw contactpersoon bij Hups van op de hoogte moet zijn, selecteer dan ‘Ja’ bij ‘Actie/ kennisname Hups vereist’. Dit is bijvoorbeeld omdat de gezondheid van de klant hard achteruit gaat, er iets is stuk gegaan tijdens jouw bezoek of omdat de klant aangeeft niet meer van jouw hulp gebruik te willen maken.
Klik vervolgens op ‘Afspraak afronden’.
Via de telefoon
Ga in Mijn Hups naar ‘Dashboard’ onderin het scherm en klik vervolgens op ‘Dagboekberichten invullen’.
Klik op de afspraak met de status ‘Wacht op afronding’.
Vul, indien verplicht, het dagboekbericht in en selecteer bij ‘Nee’ bij ‘Actie/ kennisname Hups vereist’. Mocht er toch iets zijn waarvan jouw contactpersoon bij Hups van op de hoogte moet zijn, selecteer dan ‘Ja’ bij ‘Actie/ kennisname Hups vereist’. Dit is bijvoorbeeld omdat de gezondheid van de klant hard achteruit gaat, er iets is stuk gegaan tijdens jouw bezoek of omdat de klant aangeeft niet meer van jouw hulp gebruik te willen maken.
Klik op ‘Afspraak afronden’.